Procedimento de Matrícula - Segurança e profissionalismo para a empresa educacional Texto publicado na Revista Gestão Educacional do mês de setembro/05 Já estamos em setembro, segundo semestre. A volta às aulas nos carregou de motivações, expectativas e realizações com nosso alunado. Mas, ao mesmo tempo, nos adianta as preocupações com o próximo ano. Será que haverão dificuldades na captação de matrículas? O volume de atrasos de pagamento continuará alto? Nossos procedimentos de matrícula estarão corretos? Esses questionamentos – comuns para maior parte dos mantenedores nesta época – só revelam o atual quadro das escolas particulares: um mercado altamente competitivo, a escassez de alunos e o excesso de regras que facilitam a vida dos inadimplentes e dificultam a sobrevivência de muitos colégios e universidades. Em nossa atividade de atendimento jurídico às instituições de ensino, continuamente demonstramos que a escola particular deve seguir os mesmos parâmetros de uma empresa prestadora de serviços – até porque é exatamente essa sua característica principal – e por isso mesmo o planejamento de suas atividades (tanto administrativas como pedagógicas) será o diferencial para garantir o sucesso. Veremos a seguir alguns fatores de atenção a serem previamente planejados e executados com o necessário profissionalismo pelos mantenedores: RESERVA DE VAGAS - O que poderia ser mais interessante? Exatamente quando precisamos reforçar o caixa para pagamento do 13º salário e das despesas de final de ano, surge a possibilidade de receber antecipadamente uma parcela da próxima anuidade e, de quebra, garantir a continuidade dos alunos já matriculados. A circular de reservas de vagas, bastante comum nas instituições de ensino infantil, fundamental e médio, seria maravilhosa se fosse a regra geral, mas a realidade é um pouco diferente. Para início de conversa, nenhum aluno corre o risco de perder o lugar se não pagar antecipadamente pela rematrícula. Ainda que tivéssemos excesso de procura (quem dera fosse assim em nossa escola!), não seria possível negar a renovação dos antigos sob a alegação de falta de vagas. Isso é o que determina a Lei 9.870/99, em seu artigo 5º: “ Os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas, observado o calendário escolar da instituição, o regimento da escola ou cláusula contratual.” Por essa disposição legal, se ele não estiver em atraso, terá o direito de renovar a matrícula até o último dia previsto para isso no calendário oficial da escola. Então a nossa conhecida reserva de vagas deverá ter caráter optativo, sugerida como uma vantagem para os alunos antigos em pontualidade de pagamento, mas jamais induzindo os contratantes à existência de algum risco de negativa. Planejada sob esse aspecto e corretamente redigida, a circular pode ser um bom meio de divulgação e fidelização, em especial quando oferecidos descontos e benefícios adicionais aos que efetivarem antecipadamente as rematrículas. REQUERIMENTO DE MATRÍCULA - Na ansiedade por conquistar novas matrículas, o mantenedor acaba induzindo os responsáveis a assinar o contrato educacional na primeira visita que fazem à instituição, com a impressão – equivocada, diga-se – de que assim estaria garantindo a manutenção do aluno e conseqüentemente o recebimento pontual da anuidade, mas aqui também a realidade é outra. Ao contrário do que parece, essa pressa em formalizar a matrícula não se demonstra tão vantajosa, pois a escola fica sem tempo para proceder qualquer tipo de análise – seja para fins pedagógicos ou para crédito. Muita gente ainda não percebeu, mas a atividade educacional particular é similar a um financiamento: estamos assumindo o risco de prestar o serviço e não receber as mensalidades correspondentes (alguém aí dúvida disso?). Como conseqüência, o uso de um documento-padrão antes da assinatura do contrato educacional não é mera burocracia, mas uma questão de segurança e organização para a tesouraria. Sempre que um aluno novo ou seus responsáveis manifestarem interesse em ingressar na instituição, irão preencher um requerimento direcionado ao mantenedor, que inclua informações cadastrais e curriculares passíveis de verificação. Após essa análise – que pode ter uma variedade de critérios, de liberais a conservadores – o pedido pode ser deferido ou não, passando-se então à assinatura do contrato propriamente dito. A boa notícia é que a tecnologia nos permite proceder a uma boa avaliação no prazo de poucas horas, ou até minutos conforme sua complexidade. Se os dados apresentados não forem favoráveis, é um direito da escola particular negar a matrícula de determinados candidatos, seja por defasagem de aprendizado, diferença da proposta pedagógica anterior ou mesmo por restrições cadastrais dos respectivos responsáveis. Essa é uma opção que pode ser exercida sempre que se identifiquem riscos substanciais, pois a formalização da matrícula obriga a prestação de ensino em todo o período letivo, independente de pagamento. Vale esclarecer que a negativa de matrícula por esses fundamentos somente não seria possível no ensino superior, onde o critério de admissão é unicamente acadêmico, com a aprovação no processo seletivo publicado em edital. CALENDÁRIO ESCOLAR E QUADRO DE AVISOS – O cronograma de atividades do período letivo sempre foi visto como um procedimento de natureza pedagógica. É a organização do ano ou semestre com as divisões em aulas, períodos de exames, recuperação e férias. Porém, o que pode ser feito para melhorar a gestão administrativa da instituição é planejar também o calendário pela ótica da tesouraria. Embora possamos admitir novos alunos por transferência em qualquer dia do ano, há um período oficial de matrículas abertas, exatamente para a renovação dos contratos educacionais antes do início das aulas. Esse prazo está inclusive previsto na Lei 9.870/99, no artigo 2º: “O estabelecimento de ensino deverá divulgar, em local de fácil acesso ao público, o texto da proposta de contrato, o valor apurado na forma do artigo 1º e o número de vagas por sala/classe, no período mínimo de quarenta e cinco dias antes da data final para matrícula, conforme calendário e cronograma da instituição de ensino.” De forma bem clara, esse “local de fácil acesso” corresponde ao tradicional quadro de avisos do estabelecimento de ensino, que deverá estar em lugar visível a todo alunado ou visitantes do prédio. Trata-se de uma obrigação legal que deriva da transparência exigida nas relações de consumo, também por previsão do Código de Defesa do Consumidor. Outro local recomendável – embora não-obrigatório – no qual poderão constar essas informações é o website da escola ou universidade, pois nos dias atuais a visita virtual costuma ser mais freqüente do que a física. Observando as regras legais e planejando esses procedimentos também com base no histórico de nossa inadimplência, certamente nossa instituição estará mais preparada para adentrar em um novo período letivo com mais segurança e qualidade na gestão. Célio Muller é advogado especializado em Direito educacional e autor do GUIA JURÍDICO DO MANTENEDOR EDUCACIONAL (Editora Érica). E-mail: celiomuller@uol.com.br           © 2005 - Advocacia Célio Müller - Todos os direitos reservados Rua Doutor César, 530 - Conj. 207, Santana - São Paulo, SP - CEP 02013-002 Fone / Fax 11 3567-0850